Was bei einem guten Konferenzraum zählt
Was bei einem guten Konferenzraum zählt, ist ein ansprechender und technisch gut ausgestatteter Raum. Daher sollte beim Gestalten oder Mieten von Konferenzräumen auf die Ausstattung ein besonderer Wert gelegt werden. Ein gut ausgestatteter Konferenzraum ist die Grundlage für eine erfolgreiche Konferenz und fördert die Effektivität und Konzentration. Wichtig sind die Aspekte Möblierung, Beleuchtung, Raumakustik und IT der Konferenzraum Ausstattung unter Beachtung der Unternehmensphilosophie und Zielgruppe.
Gestaltung des Konferenzraumes
Bei der Gestaltung des Konferenzraumes sollte immer die Unternehmensphilosophie und die Zielgruppe im Hinterkopf bleiben. Ist der Konferenzraum für interne Meetings bestimmt oder für externe Kunden? Sollen die Wandfarben passend zum Corporate Design gewählt werden oder das Logo abgebildet sein? Soll die Möblierung farblich passend oder mit dem Logo versehen sein? Wichtig ist, dass das Corporate Design bei der Gestaltung des Konferenzraumes mit einbezogen wird. Ein einheitliches Bild sollte sowohl auf der Webseite als auch im Besprechungsraum zu finden sein. Weniger ist jedoch mehr und nicht alles im Konferenzraum muss farblich abgestimmt oder mit dem Logo versehen werden.
Neben dem Design sollte bei der Ausstattung des Konferenzraums auch berücksichtigt werden, dass der richtige Fußboden gewählt wird. In Konferenzräumen wird häufig ein Teppichboden oder PVC verlegt. Dies hat den Grund, dass Parkett- und Laminatböden sehr empfindlich sind und schnell verkratzen. Die Farbe des Fußbodens sollte zudem farblich mit dem Rest des Raumes abgestimmt sein.
Zielgerechte Auswahl der Medientechnik für den Konferenzraum
Bevor mit der eigentlichen Auswahl der Medientechnik begonnen wird, sollte entschieden werden, ob die Technik gezeigt oder verborgen werden sollte. Anschließend wird festgelegt, welche technischen Komponenten benötigt werden. Möchte man Videokonferenzen abhalten, sollte man die Raumakustik beachten.
Zur Grundausstattung gehören ausreichend Steckdosen, Telefone, Beamer und Videokameras sowie passende Mikrofone. Weiter können Flipcharts und Whiteboards aufgestellt werden. Zusätzlich können Drucker und Scanner zur Verfügung gestellt werden. Das A und O ist jedoch eine stabile Internetverbindung. Diese ist unentbehrlich für einen reibungslosen Ablauf bei der Konferenz. Allerdings nimmt fordert der moderne Konferenzraum noch weitaus mehr an Technik. Durch die Home-Office Lösung in Zeiten von Corona, wird eine gute Videokamera immer wichtiger. Dabei reicht die kleine Videocam am PC nicht, denn soll das ganze Team zu sehen sein, muss diese größer ausfallen. Hochauflösende Bildschirme sind im modernen Konferenzraum ebenfalls ein Muss.
Optimale Möblierung für die Konferenzraum Ausstattung
Die optimale Möblierung für den Konferenzraum ist individuell festzulegen. Zu empfehlen sind langlebige und robuste Designs. Der Konferenztisch sollte jedoch zwingend einen Kabeldurchlass besitzen, sodass die einzelnen Kabel nicht im Weg sind und zur Stolperfalle werden. Welche Tischgröße gewählt wird, ist abhängig von der Zielgruppe. Möchte man eine lockere Atmosphäre für Meetings mit Kollegen schaffen, kann ein kleinerer weniger förmlicher Tisch gewählt werden. Ist der Konferenzraum jedoch für große wichtige Meetings bestimmt, sollte der Tisch entsprechend groß gewählt werden.
Ausreichende Beleuchtung und Raumakustik im Konferenzraum
Ein wesentlicher Aspekt bei der Konferenzraum Ausstattung ist die Anschaffung einer ausreichenden Beleuchtung. Die natürlichen Lichtverhältnisse sind nicht immer optimal und es muss nachgeholfen werden. Im besten Fall verfügt der Besprechungsraum über große Fenster. Möchte man einen Projektor benutzen, sollte der Raum jedoch abgedunkelt werden. Daher sollten die Fenster mit Rollos oder Jalousien ausgestattet sein. Wird der Raum durch die natürliche Lichtquelle nicht ausreichend hell ausgeleuchtet, sollten zusätzliche Lichter angebracht werden.
Neben der Beleuchtung sollte auf eine optimale Raumakustik geachtet werden. Hallt es beim Sprechen im Raum, können Bilder an den Wänden aufgehängt werden, um dies zu vermeiden. Alternativ gibt es spezielle Paneele, die aufgehängt werden können, um die Ausbreitung des Schalls im Raum zu verhindern.
